阿里云邮箱使用Q&A_V1.0(邮箱客户端Outlook)


1、Q:每次重新打开Outlook为什么先前排好的文件夹顺序会被打乱?

A:和以往使用习惯不同,现在和邮箱服务器通讯时基于IMAP通讯的,显示的文件夹的排序方式是按照alphabet顺序的,所以文件夹命名上需要下点小功夫,举个例子:

01_项目A

02_项目B

00_预算

01_项目C

 

文件夹名称没有硬性规定,以实际情况为准,怎么合适方便怎么来

 

2、Q:我出差了,无法及时回复客户邮件,能否设定邮箱自动回复?

A:可以利用邮件客户端自身的收信规则来实现一定期间针对所有收到的邮件进行自动回复,举个例子:

①新建邮件攥写需要自动回复的内容

新建自动回复模板

②将写好的内容保存为Outlook模板文件:

注意:

”模板保存路径为%AppData%\Microsoft\Templates“

通常【%AppData%】等于如下地址"C:\Users\user\AppData\Roaming"

保存自动回复用模板

 

③创建自动回复收件策略:

位置:打开Outlook进入主界面上排左起第一个菜单选项【文件】→【🏠信息】→【账户信息】→【管理规则和通知】

④在弹出规则通知窗口,点击【新建规则】,跳出【规则向导】窗口:

选择模板:从空白规则开始【对我接受的邮件应用规则】,点击下一步

第一个页面【想要检测何种条件】无需选择,直接下一步即可

此时会弹出警告框,警告内容是针对每一封收到的邮件,选择是

 

第二个页面【如何处理邮件】选择【用特定模板回复】

选中以后在下方窗口单机带下划线的【特定模板】

 

在弹出的【选择答复模板】窗口,在查找范围的下拉框处选择【文件系统中的模板】

此时默认会定位到如下路径

C:\Users\user\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\*.oft

选中之前保存的模板,我这里是【自动回复用.opt】,选中后单击打开。

 

回到【规则向导】第二个页面后【如何处理邮件】此时原先【特定模板】处已经变成模板连接,点击下一步,如下图所示

 

 

来到【规则向导】第三个页面【是否有列外】如果有可以选择,没有可以跳过,直接下一步

 

来到【规则向导】最后个设定页面,指定一个规则名称,因为是对启用规则后所收到的邮件进行策略,只要【启动此规则】勾上即可,然后就可以按完成按钮了

 

如下图所示:

 

设定自动回复规则

 

 

3、邮箱同步慢怎么办?

通过设置减少同步的文件夹数量勾选必要同步的文件夹,将自动手法时间设置久一些避免频繁同步完整数据影响实际收发动作

如果存在多个账号全部调整

4、如果用代表邮箱如何避免影响其他人阅读新邮件?

方案1:保留原有使用习惯,事先协商沟通代表邮箱利用规则,对于误点了和非自己相关邮件时记得将该邮件标记未读

方案2:将代表邮箱账户类型申请调整为邮箱群组,只要在群组内的邮箱地址可以正常收发该邮件,并且互不影响,缺点是无法利用代表邮箱地址回复,需通过个人账号回复并cc群组邮箱地址,实现信息共享

 

5、时间收发时间如何定义?

参考问3、建议收发时间间隔设定的长一些,避免过度同步影响实际收发

6、误被认为垃圾邮件处理。

将信任的邮件标记信任,为今后正常收件铺路,设定后将已收进邮件手动移动到指定归档文件夹

7、无法及时发送邮件、邮件一直在收件箱,已展开的邮件无法自动标记已读,已发送邮件无法在已发送文件夹中看到

如果遇到上述问题,那么恭喜你了可能是遇到了outlook版本BUG,首先确认下你的OFFICE版本是否为Office 2019 Home and Business

如果版本确为Office 2019 Home and Business,那么十有八九就是BUG导致了。请到OUTLOOK选项【常规】将我的outlook设置存储在云中前钩去掉即可解决所有问题现象